Работа секретарем никогда не входила в перечень профессий, считающихся престижными.
По этой причине молодежь не стремилась раньше на подобные рабочие места: такой старт не сулил карьерного роста. Почти всех в первую очередь привлекает высокий уровень престижа.
Если же профессия не относится к категории престижных, вряд ли стоит рассчитывать на то, что вакансии будут востребованы людьми с высоким уровнем качеств личности и подготовки.
На данный момент дела в экономике обстоят таким образом, что секретарь стал выполнять работу намного более важную и трудоемкую, чем это было раньше. Это видно по тому, какие требования к секретарям предъявляются на кадровом портале Украины http://hh.ua. Теперь это не просто живая печатная машинка и человек у телефона начальника. Современный секретарь может не только заниматься набором текста и отвечать на звонки, но и брать на себя ответственность за значительную долю общения с людьми. Современный секретарь обладает хорошим уровнем знания как минимум одного языка, для него не является проблемой разобраться во многом, что связано с компьютерными технологиями. Несмотря на такое качественное изменение отношения к должности секретаря, в квалификационном справочнике нашего времени не найти такой должности как секретарь. В чем же причина?
С одной стороны всем понятно, что такая должность существует во многих организациях, и её наличие способствует нормальной организации рабочего процесса. С другой стороны секретарь занят выполнением самых разных поручений, которые трудно объединить между собой в один вид деятельности. И все это создает проблему закрепления должности секретаря в официальных документах.
В более раннее время секретарь как писалось выше, выполнял работу технического характера, из-за чего к претенденту не предъявляли особых требований: не нужно было иметь высшего образования и на такую должность могли взять кого угодно. К тому же платили секретарям немного, возможность карьерного роста почти отсутствовала, и поэтому немногие считали для себя возможным согласиться на такую работу. Новые навыки на такой должности получить было сложно, зато можно было потерять те навыки, которые имелись.
Учитывая, что требования ко всем, кто хочет занять должность секретаря, значительно выросли, то есть необходимость не только внести её в квалификационный справочник, но и придать определенный статус. Есть предложения определить секретаря как специалиста или даже руководителя низшего или среднего уровня.
Решение этого вопроса органами государственной власти, ответственными за регулирование рынка труда, может сделать статус секретарей не только более определенным, но и способствовать тому, что их работа станет более эффективной. Не имея хотя бы ориентированного перечня обязанностей, секретари часто вынуждены выполнять чужую работу, порой для них не свойственную, что создает конфликты с руководителями или сотрудниками по работе. Подобное часто происходит в компаниях с небольшим числом работников, где руководитель склонен передавать работу, за которую обычно отвечают разные работники, одному работнику, и часто таким «счастливчиком» оказывается секретарь. Например, ему приходится выполнять работу сотрудников кадрового отдела, заниматься ведением архива организации, кому- то выпадает обязанность выполнять часть работы бухгалтера.
Из-за этого встает вопрос: есть ли необходимость в профессиональном уровне знания секретарем делопроизводства, и с какими проблемами они сталкиваются в области ведения делопроизводства?
Делопроизводство выступает важным элементом в деятельности предприятий, и ложится, как правило, на плечи секретарей. Поэтому знание правил делопроизводства для них является необходимостью. Даже при современном развитии технологий ведение документации продолжает оставаться необходимостью. По этой причине секретарь должен быть компетентным в целом ряде вопросов, например:
- разработка фирменных бланков для служебного использования,
- составление по поручению руководителя или в определенных им случаях необходимых документов и оформления их согласно действующему законодательству,
- оформление документов, составленных другими сотрудниками для получения этими документами законной силы,
- прием документов как от других отделов организации или предприятия или других организаций или предприятий, а также необходимость их систематизации и хранения,
- распределение документов для их дальнейшей обработки другими сотрудниками согласно должностным обязанностям,
- информационное обеспечение сотрудников предприятия или организации.
Умение решать все эти вопросы необходимо для секретарей, работающих в небольших организациях, т.к. в этом случае на работника ложится максимально возможный объем работы. О рациональности разделения труда в подобных ситуациях вспоминают редко.
Проблема еще в том, что нет необходимой нормативной базы в области документооборота, как правило, секретарь должен заниматься чуть ли не нормотворчеством, из-за отсутствия рекомендации и разъяснений по многим вопросам. К сожалению это часто приводит к конфликтам с контролирующими государственными органами, потому как государственные организации или предприятия в этом плане более обеспечены. Ответственный орган может издать внутриведомственный акт, которым реально восполнить пробелы законодательства только для подведомственных организаций.
Если бы была разработана достаточная нормативная база или пакет рекомендаций, много проблем можно было бы решить или избежать и в негосударственных организациях.
К примеру:
- требования к документам в служебной переписке,
- требования к системе документооборота, определение уровня его рациональности,
- построение номенклатуры документов, периоды их обязательного хранения.
Ответы на эти и другие вопросы дали бы возможность секретарям рационально строить свою работу, избегать ошибочных действий и не заниматься не свойственной им работой или искать выход в случае необходимости заполнения законодательного пробела.
